// Blog Module equal height grid "boxes"
4 procesos para reinventar el trabajo y lugares en las oficinas

4 procesos para reinventar el trabajo y lugares en las oficinas

www.sipromex.net
Soluciones SaaS Gestión de Capital Humano
escríbenos

4 procesos para reinventar el trabajo y lugares en las oficinas

El futuro necesitará de equipos expertos

En bienes raíces, recursos humanos, tecnología, y negocios. No existe una solución única, sino que puede ser diferente y estará basada en las necesidades de cada organización en cuanto a; talento, roles, colaboración, búsqueda de excelencia, geográfica de oficinas, con respuestas internas y diferentes en función de los beneficios.

Los 4 procesos recomendados son:

1. Reconstruir cómo se realizará el trabajo

Las organizaciones deben identificar y garantizar los procesos más importantes para su negocio, geografía y funciones principales, además de visualizarlos con la participación de los empleados.

Procesos existentes a contextos de trabajo remoto

Imitando lo hecho antes de la pandemia, funciono bien para algunas organizaciones y procesos, pero a otras no.

Por lo que se debe examinar la trayectoria del crecimiento profesional del poder estar físicamente en la oficina al principio y posteriormente trabajar remotamente y de igual manera los viajes de desarrollo profesionales.

Considerar sus diferentes etapas de los proyectos para estar físicamente ubicados en una planeación inicial y en su ejecución trabajar vía remota:

5

Anteriormente se manejaba en generar ideas para convocar una reunión con una lluvia de conceptos en pizarra digital o física en asignar y redefinir las reflexiones resultantes.

5

Un nuevo proceso incluye un periodo de ideas manejado con la sincronización en un canal digital e incorporar las reflexiones de toda la organización, con un lapso de refinar en una videoconferencia abierta.

Reflexionar valores en la cultura, interacciones, prácticas y rituales para promoverla

Con un enfoque del desarrollo del talento con momentos de tutoría de la oficina para continuar en un mundo digital.
Reconstruir para fortalecer con otras prácticas, en donde la organización pueda crear y mantener una comunidad en una cultura deseada y evitar caer al antaño de antes de la pandemia. Comenzar a asumir procesos de reconstruir digitalmente para evitar retornos a los heredados de manera físicos del pre COVID-19. Reimaginar en rehacer los procedimientos con prácticas que sirvan como base de un modelo operativo mejorado del trabajo remoto.

2. Decidir las «personas a trabajar» o «trabajar a personas»

Fuerte competencia de los talentos, que están menos dispuestos a reubicarse a sus ubicaciones pasadas de sus empleadores.

La organización debe de reconstruir e identificar funciones que pueden hacerse remotas y enfocar la toma de decisiones sobre los roles a desempeñarse.

Los roles reclasificarlos en segmentos de empleados, considerando el valor del trabajo remoto, los cuales son:

5

Totalmente remoto

Resultado de la creación del valor positivo neto.

5

Remoto híbrido

Resultado neutral neto.

5

Remoto híbrido por excepción

Resultado negativo neto, pero se puede ejecutar de forma remota si es necesario.

5

En el sitio

No elegible para trabajo remoto.

Los roles en las dos primeras categorías con un enfoque ganador y una capacitación adicional. La búsqueda de talento puede ser más fácil en los disponibles con menos restricciones geográficas. Pueden vivir en ciudades de su elección de menor valor de vida, proximidad de personas y lugares favoritos, mientras trabajen en la organización. Es suficiente con un viaje mensual a la sede o reunión con colegas, generado profundos efectos sobre su calidad y costo.

3. Rediseñar el lugar de trabajo para apoyar las prioridades de la organización

Pocas oficinas diseñadas intencionalmente para apoyar prioridades organizacionales específicas, las cuales han cambiado durante última década, que es necesario repensarlas y transformarlas al mundo pos- COVID-19.

Crear espacios para trabajo diseñados específicamente en admitir interacciones que no pueden realizarse de forma remota. Si se necesita acomodar momentos específicos de colaboración en lugar de trabajo individual:

5

¿El 80% de las oficinas deben dedicarse a salas de colaboración?

5

¿Los empleados que trabajen en cubículos, y rara vez tienen que asistir a reuniones grupales, pedirles que laboren desde sus hogares?

5

¿Espacios de trabajo en donde viven los empleados, es una mejor solución, si los de la oficina son necesarios para los que no puedan hacerlo?

En la oficina del futuro

La tecnología desempeñará un papel central al permitir a los empleados regresen a los edificios de las oficinas y trabajen de manera segura antes de que una vacuna esté ampliamente disponible. Definir qué empleados pueden ir a la oficina, cuándo ingresar, que lugares ocuparan, frecuencia de la limpieza, flujo de aire suficiente y separación adecuada para moverse en los espacios.

Mantener la productividad, la colaboración, el aprendizaje y preservar la cultura corporativa, con los límites entre estar físicamente y fuera de la oficina deben colapsar.

Las videoconferencias en la oficina ya no pueden involucrar a un grupo de personas que se miran alrededor de la mesa y otras desde una pantalla lateral, sin poder participar de manera efectiva. Por lo que ahora deben ser siempre activas con espacios de colaboración remota, además de la participación asincrónica. Los modelos de trabajo cambiarán rápidamente de ideas futuristas a prácticas estándar.

4. Enfoque transformador para reinventar y reubicar las oficinas

Las empresas consideran esencial tener oficinas en las ciudades grandes, para atraer jóvenes talentos y crear sentido de conexión y energía.

Otras pueden abandonar la sede de la gran ciudad por campus suburbanos.

Próxima transformación de utilizar cartera de soluciones espaciales:

Espacio propio, arrendamientos de forma estándar y flexible, lugares de trabajo compartido y remoto:

Antes de la crisis; las soluciones de espacio flexibles ocupaban alrededor del 3% del mercado de oficinas de EE. UU., creciendo en un 25% anual durante los últimos 5 años, por lo que la flexibilidad ya estaba en proceso.

Se toman decisiones en los espacios de oficina, ya que los porcentajes de tiempo trabajado en las principales y satélites disminuye entre 12 y 9%, el espacio flexible se mantendrá constante y el trabajo desde casa aumentará al 27%, de un 20%, (McKinsey & Company).

Forma de realizar el trabajo que genera ahorros

Los costos de alquiler y operaciones en instalaciones, mantenimientos y administración hacen que los bienes raíces sean la categoría del valor más grande fuera de la compensación para muchas organizaciones.

Los gastos totales impulsados por el personal representando es del 10 al 20% y las organizaciones han reducido estos costos con estrategias alternativas del lugar de trabajo y administración de los espacios.

El mundo post COVID-19, el potencial de reducir los costos inmobiliarios podría ser significativo y no será suficiente obtener tasas de arrendamiento comparables con el mercado, y negociar contratos competitivos de administración de instalaciones.

Algunas organizaciones podrían reducir sus costos inmobiliarios en un 30% al cambiar a un modelo completamente virtual, que casi lo eliminaría. Lo que también podrían aumentar su capacidad de recuperación organizacional y reducir su nivel de riesgo al establecer que los empleados trabajen en muchos lugares diferentes.

Ahora es el momento

El mundo experimenta el regreso de los empleados a las oficinas y deben de garantizar que cuando retornen, los lugares de trabajo sean productivos y seguros.
Aprovechar el momento para romper con la inercia del pasado prescindiendo de viejos hábitos y sistemas subóptimos.

Un regreso a las oficinas bien planeado, es reinventar su rol y crear una mejor experiencia para el talento, mejorar la colaboración, la productividad, y reducir los costos.

Se requerirá de un pensamiento transformador basado en hechos y un objetivo de reinvención de las empresas que siempre han querido. Bajo un entorno seguro donde las personas puedan disfrutar de su trabajo, colaborar con sus colegas y alcanzar los objetivos de sus organizaciones.

www.sipromex.net
Soluciones SaaS Gestión de Capital Humano
escríbenos

4 consejos para impulsar la política de integración y vestimenta en la nueva normalidad remota

4 consejos para impulsar la política de integración y vestimenta en la nueva normalidad remota

4 consejos para impulsar la política de integración y vestimenta en la nueva normalidad remota

Las reuniones a través de vía remota han aumentado más del 500%.

1. Establecer política de vestimenta comercial de los empleados con clientes

  • Las organizaciones se han ido a trabajar desde casa y no se ha impulsado una política de vestimenta, bajo una variedad de estilos de ropa, desde sudaderas hasta suéteres y blusas.
  • La gran mayoría de las empresas no están obligando a las personas a un código de vestimenta como si estuvieran en la una oficina mientras trabajan desde casa.
  • Cómo vestir si se tiene reuniones virtuales de clientes o con personas ajenas a su empresa, qué recomendar para estar con algo más profesional, al menos de la cintura para arriba.

2. Validar que hay en el fondo

  • No todos tienen una oficina en casa, es probable que se vean varias partes del lugar, es importante evitar las áreas de alto tráfico frecuentadas por miembros de la familia. Valioso reconocer que es cuarentena y es posible que haya interrupciones.
  • Los desafíos mayores están en la ubicación, como buena opción hay que sentarse frente a una ventana con luz natural y que la luz de fondo no inunde la cámara de la computadora, ya que esto hará que sea difícil verse. Intentar no estar en la sombra. Encarar hacia una ventana o colocar una lámpara cerca de su computadora portátil podría ayudar.

3. Luchar contra la fatiga y trabajar hacia una meta

  • Establecer un tiempo específico para trabajar hacia una meta de trabajo con un límite de tiempo; no hay que presionar para terminar la tarea. Esto crea un descanso natural para el personal para pausar una reunión, dar un paseo o simplemente levantarse y moverse.
  • Programar una tarea diaria de una hora en el calendario del equipo del personal. Se titula «sal de la casa ahora». No todos los empleados siguen la recomendación, pero es un buen recordatorio para tomar descansos desde el teléfono y la computadora.
  • Estar en actos sociales, un vino y relajarse en un día, simplemente conectase unos con otros y hablar sobre espectáculos y vida, tratar de estar presentes.
  • Alentar a las personas a tomarse un descanso, usar días de vacaciones, tiempo de enfermedad. Incluso si un día de vacaciones no significa ir a ninguna parte, el tomar un descanso del trabajo es importante para el bienestar mental.
  • Hacer una pregunta de la semana que sea ligera y divertida. Por ejemplo la canción favorita de cada empleado.
  • Crear un canal grupal de Spotify con todas las canciones para compartir citas favoritas, animar las reuniones con apariciones de cabras y llamas, también recorridos virtuales por diversos lugares, que son ofrecidos por aplicaciones.

4. Busque los sucesos positivos

  • Cambios repentinos a entornos de trabajo virtuales han nivelado el campo de juego para todo el personal, antes de que todos trabajaran desde casa, se invitaba a algunos miembros del equipo a unirse con otras personas de todo el mundo en una sala de reunión. Aunque no todos logran la misma experiencia.
  • Las personas que estaban en virtual no tenían el mismo nivel de información e interacción. En este entorno todos están igualmente presentes, comprometidos y tienen acceso a la misma información.
  • La nueva norma debe ayudar a sentirse más cercana a las personas que ya eran remotas.
  • La tendencia natural es gravitar hacia aquellos con los que estás conectados físicamente. Ahora que es remoto, todos tienen la misma visibilidad y el mismo nivel de interacción, ayudará mucho que estén en un aprendizaje significativo para todos a medida que se avanza.

7 reglas de comportamiento del ejecutivo RH para mantener la productividad, pareja y familia en el trabajo a distancia

7 reglas de comportamiento del ejecutivo RH para mantener la productividad, pareja y familia en el trabajo a distancia

7 reglas de comportamiento del ejecutivo RH para mantener la productividad, pareja y familia en el trabajo a distancia

Intente seguir estas 7 reglas en el trabajo a distancia:

1. Escuche para aprender.

2. Reconozca y agradezca por cada comportamiento que valga la pena repetir.

3. No guarde quejas no reveladas. Si tiene un problema, manejarlo directamente con quien debe ser, de manera rápida y específica.

4. Comprométase entre ambos para encontrar una solución mutua para aceptar el conflicto.

5. Cuando necesite disculparse, use el toque personal: Reconozca que cometió un error, el cual causo una lesión. Declare que en adelante, hará las cosas de manera diferente y haga las paces; después deje que hable el afectado.

6. Verifique periódicamente con estas preguntas: ¿Qué estoy o estamos haciendo que funcione y se deba continuar? ¿Qué estoy o estamos haciendo que se interpone en el camino y se debería parar? ¿Qué estoy o no estamos haciendo que sería útil de comenzar?

7. Interrumpir si es necesario. Si una persona piensa que la otra se está desviando de estas reglas, solicite un tiempo de espera inmediato.

5 procesos tecnológicos en RH: Para facilitar la transición hacia el trabajo remoto

5 procesos tecnológicos en RH: Para facilitar la transición hacia el trabajo remoto

5 procesos tecnológicos en RH: Para facilitar la transición hacia el trabajo remoto

1. Determinar los niveles del ancho de banda y las necesidades de oficina en casa.

No siempre hay la misma conectividad a Internet y ancho de banda en casa, que en la oficina.

Los requisitos del ancho de banda variarán según las actividades relacionadas con el trabajo, como la carga y descarga de archivos.
Tomar en cuenta las variaciones para video llamadas grupales de alta calidad.

Considerar un servicio de Internet que pueda ofrecer velocidades de descarga y carga con un mínimo de 1.5 Mbps.

Financiar actualizaciones del ancho de banda, así como los muebles o equipos necesarios para que los empleados establezcan sus oficinas en el hogar.

2. Proporcionar las herramientas adecuadas para compartir archivos, conferencias y colaboraciones.

Tener adecuados acceso al software y herramientas de conferencias para ser tan productivos y eficientes desde su hogar como en la oficina. Es crucial implementar herramientas de capacitación de fácil acceso para que los empleados se pongan al día rápidamente en las nuevas tecnologías.

Colaborar RH con TI para que los empleados conozcan todos los consejos y tácticas para usar las herramientas de manera efectiva.
Se recomiendan crear una biblioteca de videos cortos de capacitación o preguntas frecuentes, donde los empleados remotos puedan acceder cuando sea necesario como:

N

Considerar un servicio de Internet que pueda ofrecer velocidades de descarga y carga con un mínimo de 1.5 Mbps.

N

Financiar actualizaciones del ancho de banda, así como los muebles o equipos necesarios para que los empleados establezcan sus oficinas en el hogar.

N

Vidyard plataforma de videos o narración de voz de tutoriales para demostrar cómo usar funciones o realizar tareas con pantallas.

N

Videoconferencias, a través de las aplicaciones de Zoom, Cisco WebEx, Hangouts de Google, BlueJeans, Ekiga y LogMeIn. Con capacidad de ver las caras de sus colegas. Han sido importantes para crear una sensación de conexión y camaradería para los trabajadores remotos, y será más a medida que se incremente las personas que trabajen desde casa.

N

Herramientas como Box, Dropbox o Microsoft OneDrive para compartir archivos, documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Es un problema el control de las versiones con el intercambio de archivos por correo electrónico. El intercambio remoto de archivos debe realizarse en un entorno empresarial administrado con software de sincronización e intercambio de archivos.

N

Para ayudar a los trabajadores remotos a colaborar de manera más eficiente, hay plataformas como Slack, Microsoft Teams o Workplace de Facebook, que permiten que los trabajadores remotos se comuniquen instantáneamente o hagan preguntas a sus colegas sin tener que meterse en intercambios de correo electrónico.

3. Plan de soporte técnico

El teletrabajo requiere de asesoramiento sobre la configuración del equipo u otra asistencia técnica.

RH debe trabajar estrechamente con TI para proporcionar videos de capacitación y herramientas de soporte que ayuden a los empleados a auto diagnosticar problemas y resolver desafíos sin la ayuda de TI. Muchos empleados olvidan las contraseñas o bloquean sus cuentas del directorio activo. Al implementar soluciones de restablecimiento de contraseña y desbloqueo en la nube, los trabajadores aprovecharan las opciones de autoservicio para restablecer contraseñas o desbloquear cuentas.

Considerar un servicio de Internet que pueda ofrecer velocidades de descarga y carga con un mínimo de 1.5 Mbps.

Financiar actualizaciones del ancho de banda, así como los muebles o equipos necesarios para que los empleados establezcan sus oficinas en el hogar.

4. Limitar el aumento de los riesgos de seguridad de datos.

Conectarse a redes corporativas desde casa genera nuevos riesgos de seguridad de datos, lo adecuado será instalar redes privadas virtuales (VPN) en dispositivos corporativos para crear conexiones más seguras para los empleados.

Muchas compañías no admiten el uso de PC personales para acceder a las redes corporativas, pero esa restricción deberá modificarse para permitir que más usuarios accedan a sus aplicaciones y datos de trabajo.

Tendrán dificultades para escalar rápidamente sus infraestructuras VPN en la afluencia de nuevos trabajadores remotos. Una opción es crear «puertas de enlace de aplicaciones» basadas en la nube para limitar el acceso a la red corporativa a solo las necesidades específicas de los empleados. Tales puertas de enlace crean un acceso seguro, detrás del firewall a las aplicaciones locales.

5. Crear un sentido de conexión

Un desafío es lidiar con sentimientos de aislamiento. Para abordar eso, las empresas deben hacer un amplio uso de la videoconferencia para la hora de «entrada» de los empleados con gerentes o pares.

Considerar el uso de tecnologías de trabajo virtuales como Sococo o Mural que recrean la configuración de la oficina en línea, estimulando la lluvia de ideas y la creatividad del equipo.

Que los compañeros reconozcan la importancia de los entornos virtuales. Kazoo, por ejemplo, es una de las muchas plataformas que ayudan a las organizaciones a crear una sensación de conexión entre los trabajadores remotos, que permite recompensar y reconocer las cosas buenas que han hecho.