• No será tan simple anunciar una fecha de reapertura o de regreso al lugar de trabajo y continuar con los negocios como de costumbre.
  • No solo se alterarán inicialmente muchos lugares de trabajo, algunos cambios pueden ser a largo plazo, incluso más allá de la “línea final” imaginada de una vacuna o tratamiento ampliamente disponible.

Estas son las claves que la mayoría necesitará entender y comenzar a prepararse desde ahora:

1. Seguridad en el lugar de trabajo

Asegurarse de que sus lugares de trabajo sean lo más seguros posible; preparar y comunicar cómo la seguridad es una prioridad principal, lo que aliviará los temores y aumentará la lealtad a la marca.

Las medidas de seguridad pueden incluir:

  • Implementación de procedimientos de evaluación de salud de los empleados.
    Desarrollar un plan de exposición-respuesta que aborde:
  • Procedimientos de aislamiento, contención y seguimiento de contactos.
  • Requisitos para quedarse en casa.
  • Comunicaciones de exposición al personal afectado.

Proporcionar equipo de protección personal (EPP) como:

  • Máscaras, guantes, caretas, etc.
  • Desinfectante personal de manos.
  • Detalle de los procedimientos de limpieza y suministros continuos.

Establecer medidas de distanciamiento físico dentro del lugar de trabajo:

  • Turnos escalonados y pausas para almuerzo / descanso.
  • Rotación de semanas en la oficina y trabajar de forma remota.
  • Estaciones de trabajo móviles para aumentar la distancia de separación.
  • Implementar patrones de tráfico unidireccionales en todo el lugar de trabajo.

Restricción de viajes de negocios:

  • Comenzar solo con viajes esenciales y definir qué es eso.
  • Seguir la guía del gobierno para aliviar las restricciones con el tiempo.

Definición de protocolos de contacto con el cliente y / o el visitante, tales como:

  • Dirigir el tráfico de clientes a través del lugar de trabajo.
  • Limitar el número de clientes en cualquier área al mismo tiempo.
  • Sin saludos de mano, mantenerse a una distancia de 1.5 – 3.0 metros.
  • Usar videos o conferencias telefónicas en lugar de reuniones de clientes en persona.
  • Proporcionar guía para recoger y entregar de productos.

Comprender y cumplir con las obligaciones de los informes y mantenimientos de registros de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA):

  • Identificar posiciones, si las hay, con el potencial de exposición ocupacional al coronavirus.
  • Revisar el reglamento de OSHA para determinar la relación laboral de las enfermedades.

2. Procedimientos de recuperación.

Planear cómo y cuándo los empleados volverán al trabajo o al lugar de trabajo para crear un enfoque organizado y controlado. Todos los empleados que regresen el mismo día a la misma hora, puede ser abrumador y posiblemente inseguro.

Empleados en fases para regresar al trabajo:

  • Utilizar la antigüedad u otros factores no discriminatorios para la selección.
  • Adoptar un programa de trabajo compartido o un “plan SUB”, si se trae a los empleados de regreso con un horario reducido.
  • Determinar los cambios de horario para proporcionar una mayor protección a los trabajadores.

Crear un plan para los empleados en categorías de alto riesgo para que la infección no regrese al trabajo:

  • Permitir trabajar desde casa o permanecer con licencia hasta que se sientan cómodos para regresar.
  • Determinar mayores medidas para protegerlos cuando trabajen en el sitio, incluir adicionales según las estaciones de trabajo aisladas, si se solicita menos días en la oficina, etc.

Cómo manejar a los empleados que no pueden o no quieren regresar al trabajo.

  • Empleados que temen volver al trabajo.
  • Empleados que tienen obligaciones familiares que interfieren con la capacidad de regresar al trabajo.
  • Empleados que permanecen en cuarentena debido a la exposición a COVID-19.

3. Beneficios a los empleados

Ya sea que los empleados permanezcan en los planes de beneficios del empleador o no, es posible que se requieran ciertos avisos o acciones para cumplir. La comunicación de estos cambios a los empleados debe hacerse lo antes posible.

Seguro de salud grupal

  • Elegibilidad: volver a determinar los problemas del período de espera debido a la baja o reincorporación; revisar los requisitos de elegibilidad durante el despido o licencia y determinar si esos cambios serán revocados y cuándo.
  • Asegurar la incorporación al plan de cambios con la cobertura de como agregar beneficios de tele-salud, y servicios que ahora no están sujetos a deducibles.
  • Las primas de los empleados durante la licencia, determinar cómo o si el empleador recuperará esos costos de los empleados.

Cuentas de gastos flexibles

  • Revisar los cambios de elección del programa de asistencia para el cuidado de dependientes con los empleados para garantizar que sus elecciones nuevas sean correctas.
  • Los productos médicos de venta libre, ahora están permitidos bajo cuentas médicas flexibles de forma permanente e incluirse en los documentos y comunicaciones del plan.
  • Abordar las nuevas elecciones de cuentas de gastos flexibles y los cambios permitidos con los empleados.

Planes de pensiones

  • Revisar los problemas de elegibilidad debido a despido o licencia.
  • Considerar cualquier interrupción en los problemas de servicio o contar con los años de preocupaciones de servicio.
  • Revisar los préstamos en servicio que los empleados puedan tener o desean tomar, incluidos los procedimientos de elegibilidad y reembolso.

Vacaciones pagadas

  • Revisar la licencia requerida.
  • Crear una forma de rastrear el tiempo utilizado y recopilar la documentación de respaldo para fines de crédito fiscal.
  • Determinar si habrá cambios en la política de la compañía, que incluya aumentar o disminuir los beneficios de licencia pagada, o restricciones adicionales en el uso.
  • Comprender la coordinación de los beneficios de licencia y comunicárselo a los empleados según sea necesario.

4. Compensación

Muchos empleadores probablemente realizaron cambios de compensación durante la crisis y otros podrán necesitar hacerlos para reabrir. La forma en que la interrupción ha afectado las políticas de compensación en el futuro también necesitará una revisión y comunicación con el personal afectado.

Las cosas para abordar incluyan:

  • Cómo manejará el empleador cualquier aumento de sueldo anual perdido y si se aplicarán retroactivamente.
  • ¿Se harán o revocarán los recortes salariales? Cómo reducir los salarios de los empleados exentos si es necesario.
  • Determinar si es necesario volver a abrir el estado del empleado (exento o no exento o de tiempo completo o parcial) o si los que ya se realizó se continuarán.
  • ¿Cómo se verán afectados los bonos, incluyendo a la elegibilidad o la continuación, etc.
  • ¿Ofrecer o revocar el pago de riesgo?

Puede ser un buen momento para considerar una auditoría de equidad salarial a medida que los trabajadores regresan, ya que el pago puedo haberse reducido o congelado y afectado, además si en las mujeres esta de manera diferente su salario.

5. Trabajo remoto

El teletrabajo puede haber demostrado funcionar bien durante la pandemia para algunos empleadores y empleados. Usarlo no solo como una herramienta de emergencia a corto plazo para sobrevivir el próximo año, sino también como un equilibrio permanente entre el trabajo y la vida, se debe considerar una medida de ahorro.

Las acciones a considerar:

  • Continuar permitiendo el trabajo remoto donde sea posible para mantener a los empleados seguros.
  • Semanas en la oficina y en casa entre los miembros del equipo, o trabajo remoto con tiempo parcial y días laborables alternos.
  • Responder a las solicitudes de los empleados para continuar trabajando desde casa, incluidos los arreglos a largo plazo.
  • Actualización de tecnología para soportar trabajadores virtuales.
  • Considerar el ahorro de costos a largo plazo o el impacto de ofrecer trabajo remoto permanente.

6. Comunicaciones

Establecer un plan de comunicación claro, permitirá a los empleados y clientes comprender cómo la organización planea reabrir o restablecer los procesos comerciales.

Los temas a cubrir pueden incluir:

  • Cómo quedarse en casa si se utilizan políticas de distanciamiento por enfermedad y para proteger a los trabajadores y clientes.
  • Detallar capacitación sobre nuevos protocolos de seguridad y desinfección en el lugar de trabajo, que se han implementado.
  • Tener listas las comunicaciones de respuesta a la exposición para todos los empleados y clientes afectados.
  • Tener listas las comunicaciones de los medios para publicar sobre temas como; los horarios de regreso al trabajo, las protecciones de seguridad vigentes y cómo la compañía apoyará a los trabajadores y clientes. Prepararse para responder a los medios ante exposiciones en el lugar de trabajo.

7. Papeleo de nuevas contrataciones

Los empleados que regresan al trabajo que permanecieron en la nómina, generalmente no necesitarían completar nuevos trámites. Sin embargo, para aquellos trabajadores separados o despedidos podrían ser mejor seguir los procedimientos normales de contratación.

  • Determinar los requisitos de solicitud de empleo y de inscripción de beneficios para los trabajadores recontratados.
  • Decidir si se utilizarán procedimientos de orientación completos o ajustados.
  • Presentar informes de nuevas contrataciones para trabajadores nuevos y recontratados.

8. Cambios de política

Es probable que las empresas necesiten actualizar o crear políticas para reflejar la nueva normalidad.

Algunos ejemplos para incluir:

  • Políticas de licencia pagada y ajustadas para reflejar los requisitos reglamentarios y las necesidades comerciales reales.
  • Las políticas de asistencia se relajaron para alentar a los empleados enfermos a quedarse en casa.
  • Aclarar los procedimientos de solicitud de tiempo libre para indicar cuándo el empleador puede requerirlo y en caso de que los empleados enfermos deban ser enviados a casa.
  • Se implementaron opciones de programación flexible que permiten semanas de trabajo comprimido y horarios flexibles de inicio y posterior.
  • Políticas de descanso para comidas y descanso ajustadas a tiempos escalonados y procesos implementados para alentar el distanciamiento físico.
  • Políticas de viaje actualizadas para reflejar los viajes esenciales versus no esenciales y el impacto de las restricciones de viaje nacionales o globales.
  • Políticas de teletrabajo detalladas para reflejar el tipo de trabajo que se puede hacer de forma remota y los procedimientos para solicitar el teletrabajo.
  • Políticas de tecnología de la información revisadas para reflejar hardware, software y soporte de trabajo remoto.

9. Planes de continuidad del negocio

Ahora es el momento de revisar y revisar el plan para prepararse para futuras emergencias.

  • Implementar un plan de continuidad comercial, incluido el control de enfermedades infecciosas, si no existía un plan antes de la crisis del COVID-19.
  • Modificar los planes existentes para incluir la información de emergencia más reciente, como actualizaciones sobre epidemias y consideraciones en el lugar de trabajo o cambios en los protocolos para responder a desastres globales.
  • Actualizar los recursos del plan y la información de contacto para garantizar la precisión.
  • Establecer una fuerza de trabajo de pandemia para monitorear continuamente datos externos e internos para implementar protocolos apropiados. Reconocer la posibilidad de cierres adicionales durante esta pandemia actual, ya que las infecciones con COVID-19, pueden aumentar y disminuir nuevamente, lo que desencadena más solicitudes de quedarse en casa e interrupciones en la cadena de suministro.
  • Realizar pruebas y ejercicios para practicar los planes de emergencia nuevas o asegurar de que los empleados sepan qué hacer para encontrar las partes faltantes que deben abordarse antes de que ocurra otra situación de emergencia.

10. Sindicato

Los empleadores con fuerzas laborales sindicalizadas pueden tener consideraciones adicionales, que incluyan:

  • Determinar las obligaciones de negociar en la implementación de cambios en los asuntos obligatorios de negociación, tales como salarios y beneficios.
  • Identificar la necesidad de agregar una cláusula de fuerza mayor en un acuerdo de negociación colectivo para proteger al empleador de las obligaciones contractuales durante un evento que está fuera de su control.
  • Revisar las cláusulas existentes de no huelga para garantizar el trabajo continuo durante futuros brotes de enfermedades infecciosas.
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