Publicado el: 1 marzo 2021
5 Procesos tecnológicos, que facilitan la transición de los nuevos trabajadores remotos
Para que las empresas faciliten la transición para garantizar que los trabajadores sigan siendo productivos y comprometidos.
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Para que las empresas faciliten la transición para garantizar que los trabajadores sigan siendo productivos y comprometidos.

1. Determine los niveles de ancho de banda y las necesidades de la oficina en casa

  • No asumir que todos tienen la misma conectividad a Internet y ancho de banda en casa que en la oficina. Encueste a los trabajadores para determinar sus capacidades y necesidades de tecnología doméstica.
  • Los requisitos de ancho de banda variarán según las actividades relacionadas con el trabajo, como la carga y descarga de archivos.
  • Tener en cuenta las variaciones para las videollamadas grupales de alta calidad, se recomienda tener un servicio de Internet que pueda ofrecer velocidades de descarga y carga con un mínimo de 1,5 Mbps.
  • Considerar si hay que financiar actualizaciones de ancho de banda, así como muebles o equipos necesarios para ayudar a los empleados a establecer oficinas en casa, sillas, escritorios, teclados separados y equipos que necesitan en casa para satisfacer las necesidades ergonómicas y que garantizén alta productividad.
  • Hay una pregunta sobre si las empresas deberían asignar estipendios para configurar estas cosas para los trabajadores en casa.

2. Proporcione las herramientas adecuadas para compartir archivos, conferencias y colaboración

  • Necesidad de acceso al software y las herramientas de conferencias adecuados para la productividad y eficiencia desde casa como en la oficina.
  • Que herramientas de capacitación implementar de fácil acceso para que los empleados puedan ponerse al día rápidamente con tecnologías desconocidas.
  • TI debe encontrar formas de garantizar que los empleados conozcan todos los consejos y tácticas para utilizar estas herramientas de forma eficaz.
  • Crear una biblioteca de videos breves de capacitación o preguntas frecuentes a las que los empleados remotos puedan acceder cuando lo necesiten.
  • Uso de herramientas como Vidyard que pueden crear tutoriales que muestren pantallas de computadora con narración de video o voz para demostrar cómo usar funciones o realizar tareas.
  • Para las videoconferencias, sugieren utilizar Zoom, Cisco WebEx, Google Hangouts, BlueJeans o GoToMeeting de LogMeIn. La capacidad de ver las caras de sus colegas siempre ha sido importante para crear una sensación de conexión y camaradería para los trabajadores remotos, pero será una medida que muchas más personas trabajen desde casa.
  • Establecer un kit de “trabajo remoto de emergencia” disponible sin cargo durante tres meses que incluye muchos productos de videoconferencia.
  • Hay aplicaciones de uso gratuito durante los próximos seis meses y expandiendo las capacidades para satisfacer las necesidades de la mayoría de las empresas en todo el mundo.
  • Para compartir archivos, documentos, hojas de cálculo y presentaciones, los expertos dicen que los trabajadores remotos deben tener acceso a herramientas como Box, Dropbox o Microsoft OneDrive.
  • Todo intercambio remoto de archivos debe realizarse en un entorno empresarial administrado con software de intercambio y sincronización de archivos.
  • Para ayudar a trabajadores remotos a colaborar de manera más eficiente, las plataformas como Slack, Microsoft Teams o Workplace de Facebook, permiten que los trabajadores remotos se comuniquen instantáneamente o planteen preguntas a sus colegas sin tener que atravesar intercambios de correos electrónicos.

3. Plan de soporte técnico

  • R.H. debe trabajar en estrecha colaboración con TI para proporcionar videos de capacitación y herramientas de soporte que puedan ayudar a los empleados a autodiagnosticarse problemas y resolver desafíos sin la ayuda de TI.
  • Pueden aliviar la carga del personal de soporte de TI, que los empleados puedan olvidar sus contraseñas o bloquear sus cuentas de directorio activo. Al implementar soluciones de desbloqueo de cuentas y restablecimiento de contraseñas basadas en la nube, los trabajadores pueden aprovechar las opciones de autoservicio para restablecer contraseñas o desbloquear cuentas.

 

4. Limite los mayores riesgos de seguridad de los datos

  • Los empleados que se conectan a las redes corporativas desde casa pueden crear nuevos riesgos para la seguridad de los datos.
    Muchas empresas instalan redes privadas virtuales (VPN) en dispositivos de propiedad corporativa para crear conexiones más seguras para los empleados.
  • Los empleados que no usarán dispositivos emitidos por la empresa en el hogar deberán tener instalado el software VPN corporativo en sus PC o portátiles domésticos.
  • Actualmente, muchas empresas no admiten el uso de PC personales para acceder a las redes corporativas, pero esa restricción deberá modificarse para permitir que más usuarios accedan a sus aplicaciones y datos de trabajo.
  • Las empresas pueden tener dificultades para escalar rápidamente sus infraestructuras de VPN para soportar la afluencia de nuevos trabajadores remotos. Una opción es crear “puertas de enlace de aplicaciones” basadas en la nube que limiten el acceso a la red corporativa a las necesidades seleccionadas de los empleados. Dichas puertas de enlace crean un acceso seguro, detrás del firewall, a las aplicaciones locales.
  • Las empresas también deberían implementar herramientas de autenticación multifactor (MFA) “adaptativas” como paso de seguridad. En lugar de simplemente requerir una identificación de usuario y una contraseña, MFA requiere dos formas de evidencia para confirmar la identidad de un usuario.

 

  • Adaptive MFA garantiza que los usuarios que intentan acceder a las redes corporativas de formas no estándar o sospechosas reciban una supervisión más estricta que aquellos que acceden de forma estándar. Por ejemplo, un usuario que intente acceder a una red desde una nueva ubicación en medio de la noche provocaría más factores de autenticación.
  • Lograr el equilibrio adecuado entre garantizar que los trabajadores remotos tengan una buena experiencia de usuario y mantener los datos seguros es vital.
  • Si alguien encuentra demasiada fricción en la experiencia del usuario, simplemente irá a tomar una taza de café o se sentirá tentado por otras distracciones en casa en lugar de hacer su trabajo.

5. Crear una sensación de conexión

  • De los mayores desafíos para los nuevos trabajadores a domicilio es lidiar con los sentimientos de aislamiento, abordar esto, las empresas deben hacer un amplio uso de las videoconferencias durante las horas de visita de los empleados con gerentes o compañeros y considerar el uso de tecnologías de lugar de trabajo virtual como Sococo o Mural que recrean entornos de oficina en línea y ayudan a estimular la creatividad y la lluvia de ideas del equipo.
  • Es importante en entornos virtuales. Kazoo, por ejemplo, es una de las muchas plataformas que ayudan a las organizaciones a crear un sentido de conexión entre los trabajadores remotos al permitirles recompensarse y reconocerse entre sí en línea por las cosas buenas que han hecho.

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