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4 procesos para reinventar el trabajo y lugares en las oficinas

por | 10 Sep, 2020

El futuro necesitará de equipos expertos

En bienes raíces, recursos humanos, tecnología, y negocios. No existe una solución única, sino que puede ser diferente y estará basada en las necesidades de cada organización en cuanto a; talento, roles, colaboración, búsqueda de excelencia, geográfica de oficinas, con respuestas internas y diferentes en función de los beneficios.

Los 4 procesos recomendados son:

1. Reconstruir cómo se realizará el trabajo

Las organizaciones deben identificar y garantizar los procesos más importantes para su negocio, geografía y funciones principales, además de visualizarlos con la participación de los empleados.

Procesos existentes a contextos de trabajo remoto

Imitando lo hecho antes de la pandemia, funciono bien para algunas organizaciones y procesos, pero a otras no.

Por lo que se debe examinar la trayectoria del crecimiento profesional del poder estar físicamente en la oficina al principio y posteriormente trabajar remotamente y de igual manera los viajes de desarrollo profesionales.

Considerar sus diferentes etapas de los proyectos para estar físicamente ubicados en una planeación inicial y en su ejecución trabajar vía remota:

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Anteriormente se manejaba en generar ideas para convocar una reunión con una lluvia de conceptos en pizarra digital o física en asignar y redefinir las reflexiones resultantes.

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Un nuevo proceso incluye un periodo de ideas manejado con la sincronización en un canal digital e incorporar las reflexiones de toda la organización, con un lapso de refinar en una videoconferencia abierta.

Reflexionar valores en la cultura, interacciones, prácticas y rituales para promoverla

Con un enfoque del desarrollo del talento con momentos de tutoría de la oficina para continuar en un mundo digital.
Reconstruir para fortalecer con otras prácticas, en donde la organización pueda crear y mantener una comunidad en una cultura deseada y evitar caer al antaño de antes de la pandemia. Comenzar a asumir procesos de reconstruir digitalmente para evitar retornos a los heredados de manera físicos del pre COVID-19. Reimaginar en rehacer los procedimientos con prácticas que sirvan como base de un modelo operativo mejorado del trabajo remoto.

2. Decidir las “personas a trabajar” o “trabajar a personas”

Fuerte competencia de los talentos, que están menos dispuestos a reubicarse a sus ubicaciones pasadas de sus empleadores.

La organización debe de reconstruir e identificar funciones que pueden hacerse remotas y enfocar la toma de decisiones sobre los roles a desempeñarse.

Los roles reclasificarlos en segmentos de empleados, considerando el valor del trabajo remoto, los cuales son:

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Totalmente remoto

Resultado de la creación del valor positivo neto.

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Remoto híbrido

Resultado neutral neto.

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Remoto híbrido por excepción

Resultado negativo neto, pero se puede ejecutar de forma remota si es necesario.

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En el sitio

No elegible para trabajo remoto.

Los roles en las dos primeras categorías con un enfoque ganador y una capacitación adicional. La búsqueda de talento puede ser más fácil en los disponibles con menos restricciones geográficas. Pueden vivir en ciudades de su elección de menor valor de vida, proximidad de personas y lugares favoritos, mientras trabajen en la organización. Es suficiente con un viaje mensual a la sede o reunión con colegas, generado profundos efectos sobre su calidad y costo.

3. Rediseñar el lugar de trabajo para apoyar las prioridades de la organización

Pocas oficinas diseñadas intencionalmente para apoyar prioridades organizacionales específicas, las cuales han cambiado durante última década, que es necesario repensarlas y transformarlas al mundo pos- COVID-19.

Crear espacios para trabajo diseñados específicamente en admitir interacciones que no pueden realizarse de forma remota. Si se necesita acomodar momentos específicos de colaboración en lugar de trabajo individual:

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¿El 80% de las oficinas deben dedicarse a salas de colaboración?

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¿Los empleados que trabajen en cubículos, y rara vez tienen que asistir a reuniones grupales, pedirles que laboren desde sus hogares?

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¿Espacios de trabajo en donde viven los empleados, es una mejor solución, si los de la oficina son necesarios para los que no puedan hacerlo?

En la oficina del futuro

La tecnología desempeñará un papel central al permitir a los empleados regresen a los edificios de las oficinas y trabajen de manera segura antes de que una vacuna esté ampliamente disponible. Definir qué empleados pueden ir a la oficina, cuándo ingresar, que lugares ocuparan, frecuencia de la limpieza, flujo de aire suficiente y separación adecuada para moverse en los espacios.

Mantener la productividad, la colaboración, el aprendizaje y preservar la cultura corporativa, con los límites entre estar físicamente y fuera de la oficina deben colapsar.

Las videoconferencias en la oficina ya no pueden involucrar a un grupo de personas que se miran alrededor de la mesa y otras desde una pantalla lateral, sin poder participar de manera efectiva. Por lo que ahora deben ser siempre activas con espacios de colaboración remota, además de la participación asincrónica. Los modelos de trabajo cambiarán rápidamente de ideas futuristas a prácticas estándar.

4. Enfoque transformador para reinventar y reubicar las oficinas

Las empresas consideran esencial tener oficinas en las ciudades grandes, para atraer jóvenes talentos y crear sentido de conexión y energía.

Otras pueden abandonar la sede de la gran ciudad por campus suburbanos.

Próxima transformación de utilizar cartera de soluciones espaciales:

Espacio propio, arrendamientos de forma estándar y flexible, lugares de trabajo compartido y remoto:

Antes de la crisis; las soluciones de espacio flexibles ocupaban alrededor del 3% del mercado de oficinas de EE. UU., creciendo en un 25% anual durante los últimos 5 años, por lo que la flexibilidad ya estaba en proceso.

Se toman decisiones en los espacios de oficina, ya que los porcentajes de tiempo trabajado en las principales y satélites disminuye entre 12 y 9%, el espacio flexible se mantendrá constante y el trabajo desde casa aumentará al 27%, de un 20%, (McKinsey & Company).

Forma de realizar el trabajo que genera ahorros

Los costos de alquiler y operaciones en instalaciones, mantenimientos y administración hacen que los bienes raíces sean la categoría del valor más grande fuera de la compensación para muchas organizaciones.

Los gastos totales impulsados por el personal representando es del 10 al 20% y las organizaciones han reducido estos costos con estrategias alternativas del lugar de trabajo y administración de los espacios.

El mundo post COVID-19, el potencial de reducir los costos inmobiliarios podría ser significativo y no será suficiente obtener tasas de arrendamiento comparables con el mercado, y negociar contratos competitivos de administración de instalaciones.

Algunas organizaciones podrían reducir sus costos inmobiliarios en un 30% al cambiar a un modelo completamente virtual, que casi lo eliminaría. Lo que también podrían aumentar su capacidad de recuperación organizacional y reducir su nivel de riesgo al establecer que los empleados trabajen en muchos lugares diferentes.

Ahora es el momento

El mundo experimenta el regreso de los empleados a las oficinas y deben de garantizar que cuando retornen, los lugares de trabajo sean productivos y seguros.
Aprovechar el momento para romper con la inercia del pasado prescindiendo de viejos hábitos y sistemas subóptimos.

Un regreso a las oficinas bien planeado, es reinventar su rol y crear una mejor experiencia para el talento, mejorar la colaboración, la productividad, y reducir los costos.

Se requerirá de un pensamiento transformador basado en hechos y un objetivo de reinvención de las empresas que siempre han querido. Bajo un entorno seguro donde las personas puedan disfrutar de su trabajo, colaborar con sus colegas y alcanzar los objetivos de sus organizaciones.

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