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5 procesos tecnológicos en RH: Para facilitar la transición hacia el trabajo remoto

por | 6 Abr, 2020

1. Determinar los niveles del ancho de banda y las necesidades de oficina en casa.

No siempre hay la misma conectividad a Internet y ancho de banda en casa, que en la oficina.

Los requisitos del ancho de banda variarán según las actividades relacionadas con el trabajo, como la carga y descarga de archivos.
Tomar en cuenta las variaciones para video llamadas grupales de alta calidad.

Considerar un servicio de Internet que pueda ofrecer velocidades de descarga y carga con un mínimo de 1.5 Mbps.

Financiar actualizaciones del ancho de banda, así como los muebles o equipos necesarios para que los empleados establezcan sus oficinas en el hogar.

2. Proporcionar las herramientas adecuadas para compartir archivos, conferencias y colaboraciones.

Tener adecuados acceso al software y herramientas de conferencias para ser tan productivos y eficientes desde su hogar como en la oficina. Es crucial implementar herramientas de capacitación de fácil acceso para que los empleados se pongan al día rápidamente en las nuevas tecnologías.

Colaborar RH con TI para que los empleados conozcan todos los consejos y tácticas para usar las herramientas de manera efectiva.
Se recomiendan crear una biblioteca de videos cortos de capacitación o preguntas frecuentes, donde los empleados remotos puedan acceder cuando sea necesario como:

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Considerar un servicio de Internet que pueda ofrecer velocidades de descarga y carga con un mínimo de 1.5 Mbps.

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Financiar actualizaciones del ancho de banda, así como los muebles o equipos necesarios para que los empleados establezcan sus oficinas en el hogar.

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Vidyard plataforma de videos o narración de voz de tutoriales para demostrar cómo usar funciones o realizar tareas con pantallas.

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Videoconferencias, a través de las aplicaciones de Zoom, Cisco WebEx, Hangouts de Google, BlueJeans, Ekiga y LogMeIn. Con capacidad de ver las caras de sus colegas. Han sido importantes para crear una sensación de conexión y camaradería para los trabajadores remotos, y será más a medida que se incremente las personas que trabajen desde casa.

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Herramientas como Box, Dropbox o Microsoft OneDrive para compartir archivos, documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Es un problema el control de las versiones con el intercambio de archivos por correo electrónico. El intercambio remoto de archivos debe realizarse en un entorno empresarial administrado con software de sincronización e intercambio de archivos.

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Para ayudar a los trabajadores remotos a colaborar de manera más eficiente, hay plataformas como Slack, Microsoft Teams o Workplace de Facebook, que permiten que los trabajadores remotos se comuniquen instantáneamente o hagan preguntas a sus colegas sin tener que meterse en intercambios de correo electrónico.

3. Plan de soporte técnico

El teletrabajo requiere de asesoramiento sobre la configuración del equipo u otra asistencia técnica.

RH debe trabajar estrechamente con TI para proporcionar videos de capacitación y herramientas de soporte que ayuden a los empleados a auto diagnosticar problemas y resolver desafíos sin la ayuda de TI. Muchos empleados olvidan las contraseñas o bloquean sus cuentas del directorio activo. Al implementar soluciones de restablecimiento de contraseña y desbloqueo en la nube, los trabajadores aprovecharan las opciones de autoservicio para restablecer contraseñas o desbloquear cuentas.

Considerar un servicio de Internet que pueda ofrecer velocidades de descarga y carga con un mínimo de 1.5 Mbps.

Financiar actualizaciones del ancho de banda, así como los muebles o equipos necesarios para que los empleados establezcan sus oficinas en el hogar.

4. Limitar el aumento de los riesgos de seguridad de datos.

Conectarse a redes corporativas desde casa genera nuevos riesgos de seguridad de datos, lo adecuado será instalar redes privadas virtuales (VPN) en dispositivos corporativos para crear conexiones más seguras para los empleados.

Muchas compañías no admiten el uso de PC personales para acceder a las redes corporativas, pero esa restricción deberá modificarse para permitir que más usuarios accedan a sus aplicaciones y datos de trabajo.

Tendrán dificultades para escalar rápidamente sus infraestructuras VPN en la afluencia de nuevos trabajadores remotos. Una opción es crear “puertas de enlace de aplicaciones” basadas en la nube para limitar el acceso a la red corporativa a solo las necesidades específicas de los empleados. Tales puertas de enlace crean un acceso seguro, detrás del firewall a las aplicaciones locales.

5. Crear un sentido de conexión

Un desafío es lidiar con sentimientos de aislamiento. Para abordar eso, las empresas deben hacer un amplio uso de la videoconferencia para la hora de “entrada” de los empleados con gerentes o pares.

Considerar el uso de tecnologías de trabajo virtuales como Sococo o Mural que recrean la configuración de la oficina en línea, estimulando la lluvia de ideas y la creatividad del equipo.

Que los compañeros reconozcan la importancia de los entornos virtuales. Kazoo, por ejemplo, es una de las muchas plataformas que ayudan a las organizaciones a crear una sensación de conexión entre los trabajadores remotos, que permite recompensar y reconocer las cosas buenas que han hecho.

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