10 sugerencias para trabajar en forma remota ante el coronavirus

10 sugerencias para trabajar en forma remota ante el coronavirus

por | Mar 26, 2020 | Carlos Paredes

Desafíos sin precedente será COVID-19

  • Se generaliza la probabilidad de que más personas trabajen de forma remota y aislada.
  • El trabajo remoto tiene algunos beneficios (flexibilidad, evasión de tráfico, etc.) y también para la salud, lo cual esto puede ofrecer desafíos.
  • Construir una competencia en torno al trabajo remoto ayudará a todas las empresas para reclutar y aumentar el grupo de talentos, además del crecimiento de la población, y si bien existen desafíos, estos pueden superarse.

Las 10 sugerencias son estas:

1. Encontrar la tecnología adecuada para mantenerse conectados.

Las opciones son: Skype, Zoom, FaceTime, Slack y equipos.

2. Usar videos siempre que sea posible.

Es fácil apagarlo, pero el video lo ayudará a mantenerse conectado.

3. Obtener para todos un buen auricular, micrófono, cámara y conexión a Internet.

La mala tecnología puede marginarlo injustamente en una conversación y sofocar su voz.

4. Crear un chat de canal secundario.

Configurar que existan canales laterales para chatear con personas tanto fuera del escenario como dentro, tal como susurraría o pasaría una nota en una reunión en tiempo real. Asegurar que los grupos que están unidos en forma remota tengan un canal privado para que puedan entrar en la conversación.

5. Considerar un canal de video o chat siempre activo.

En el lugar de trabajo, suceden muchas cosas cuando las personas se topan unas con otras en el pasillo; conversaciones Ad hoc. Crear un video “siempre activo”, o un canal de chat para generar estas interacciones.

6. Programar reuniones más frecuentes por falta de interacción personal.

Cuando las personas se mudan a Internet, algo como almorzar juntos o pasar por el escritorio de un vecino, esto ya no sucederá. Por lo que hay que agregar una invitación a tomar formalmente la hora de los almuerzos juntos en forma virtual.

7. Incluir a todos, o dejar una huella.

En la vida real tendemos a tener una conversación con 2 a 3 personas, y luego hacemos un seguimiento. En línea, podríamos tomar un atajo y preguntarle a una sola persona, perdiendo la perspectiva y el beneficio de incluir a segundas personas. Por lo anterior hay validar que todos sean incluidos en la conversación para evitar empleados aparentemente marginales y que estén en la conversación en línea, similar a estar en persona, incluso si no están diciendo nada en ese momento.

8. Unirse a las reuniones con 5 minutos de anticipación.

Para confirmar que la tecnología esté funcionando adecuadamente.

9. Grabar las reuniones.

Esto puede ayudar a aquellos que no pudieron asistir y también les permite ver cómo se muestran dicha reunión. Es importante que los gerentes lo revisen. ¿Si alguien tenía audio confuso que hizo que su punto de vista no fuera eficaz?

10. Garantizar que haya un responsable.

Para que preste atención y dé la palabra a quienes se unan de forma remota. Si usted es la única persona remota, busque un compañero que esté en el salón y lugar para conversar.

11 prácticas que transforman el teletrabajo a una velocidad sin precedentes en RH

11 prácticas que transforman el teletrabajo a una velocidad sin precedentes en RH

por | Mar 24, 2020 | Carlos Paredes

Perfil de beneficios de los Tele trabajadores

  • Mayor compromiso ya que pasan de un 60 a 80%, trabajando en casa, de 3 a 4 días a la semana.
  • La privacidad eleva el compromiso en 1.7%, ya que al aumentar el teletrabajo se propicia una transición a un espacio de trabajo más pequeño.

Ahorros

  • $11,000 dólares por tele trabajador de medio tiempo por año. 11 días al año son recuperados al evitar desplazamientos, con dicho tiempo se gana un 60% en la productividad. (Gallup).

Las 11 prácticas son:

1. Co-crear

Los gerentes deben estar preparados para preguntas, tales como:

  • ¿Cómo nos conectaremos?
  • ¿Cómo afectará el teletrabajo a mis evaluaciones de desempeño y de mi trabajo?
  • ¿Cuáles son los procedimientos para coordinar proyectos de equipo?
  • ¿El teletrabajo afectará mi carrera?
  • ¿Cómo podemos gestionar las expectativas de los clientes mientras trabajamos a distancia?
  • ¿Cómo podemos utilizar la tecnología para ayudarnos a tele trabajar mejor?
  • ¿Podemos crear un sentido de lugar de trabajo y comunidad cuando estamos trabajando fuera de la oficina?

2. Trabajo en equipo

  • Si hay más de un empleado trabajando a distancia, el teletrabajo se debe tratar lo más posible como una actividad de equipo en lugar de ser individual.

3. Presencia virtual

  • Los miembros del equipo usen los sistemas de mensajería instantánea para registrarse cada mañana y cambiar el estado cuando vayan a estar fuera de la computadora

4. Servicio al cliente

Los requisitos de soporte de servicio estén claramente definidos para comunicarse con los clientes.

5. Soporte de TI

  • Los Tele trabajadores dependen de conexiones rápidas, confiables y consistentes.
  • Trabajar con su grupo de TI para garantizar que la tecnología sea efectiva, eficiente y funcione de manera consistente, además de brindar un excelente servicio al cliente.

6. Confianza hacia ejecutivos.

  • El teletrabajo es una oportunidad para fomentar la confianza entre los empleados y la gestión.
  • Los chequeos diarios establecidos pueden ser útiles, pero con una micro supervisión rígida de las actividades diarias dificulta la productividad y crea un ambiente de desconfianza.

7. Reuniones

  • El valor del tiempo de oficina comunitaria en persona aumenta al trabajar en un entorno móvil. Decidir colectivamente qué tipos de eventos y actividades serán con un sentido de cohesión y comunidad. Se puede incluir un evento social regular.

8. Opciones de espacio de oficina

  • Compartir su espacio mientras trabajan a distancia y también cuando trabajan en la oficina.
  • Coordinación con otros empleados, y el desarrollo de protocolos de espacio compartido.

9. Administrar por resultados

  • Los gerentes desacostumbrarse a las oficinas de trabajo y el teletrabajo no los debe desconcertar, además de aprender a gestionarlo.
  • La actividad aparente de los trabajadores no debe confundirse con los resultados que producen esas actividades.
  • Establecer una definición clara de objetivos e indicadores de desempeño, y haga un seguimiento de esos indicadores.

10. Monitorear las medidas de rendimiento

  • Los días de enfermedad en equipo y ausentismo: ¿Han disminuido a medida que avanza su programa de teletrabajo?
  • La satisfacción del cliente podría ser otra medida: ¿Ha movido la aguja en cualquier dirección ya que algunos miembros del equipo comenzaron a tele trabajar?

11. Seguirá evolucionando

  • Los gerentes deben pensar en un programa de teletrabajo como un trabajo continuo en progreso.
  • Los equipos es poco probable que hagan todos los arreglos correctamente la primera vez.
  • Los grupos de trabajo y proyectos en evolución también pueden forzar cambios en los arreglos originales, independientemente de cuán exitosos hayan sido.
  • Hay que mantenerse flexible, evaluar con frecuencia y ajustar los arreglos según sea necesario.
9 fenómenos que permiten el trabajo flexible con espacios adecuados

9 fenómenos que permiten el trabajo flexible con espacios adecuados

por | Mar 23, 2020 | Carlos Paredes

Ciudades medianas y grandes que cuentan con espacios corporativos, lo cuales hacen posible una nueva forma de colaboración organizacional. Y que además apoyan el desarrollo de actividades profesionales flexibles.

1. Los espacios flexibles, son un comportamiento reciente del negocio de oficinas, que permiten la integración de áreas de trabajo que no son permanentes. Con una comunicación tecnológica para distintas formas de colaboración.

2. Los espacios de coworking en el 2017 al 2019 crecieron un 87%. (CBRE)

%

3. Los nuevos hábitos de tenants han revolucionado con propietarios y administradores. Estos requieren de una flexibilización de políticas operativas, ante un mayor número de habitantes en espacios corporativos.

4. Los espacios colaborativos de uso flexible, operan de manera remota sin que impacten la actividad cotidiana, ante una contingencia que solo durará unos días.

5. Los espacios data center se volverán relevantes para alojar la información estratégica de las empresas. Robusteciendo sus procesos tecnológicos para los tiempos de contingencias.

6. La contracción económica provocará la ocupación de miles de metros cuadrados existentes en el mercado.

7. En empresas, arquitectos, desarrolladores, proveedores e inversionistas, cambiará su mentalidad para adaptar los espacios a nuevas formas de trabajo.

8. Los modelos tradicionales deben esperar un largo período de maduración y aprendizaje para recuperar niveles de absorción de oficinas de tiempo completo. En la Ciudad de México (CDMX) es de 7 millones de m2, lo que representa absorber un promedio anual de 300 mil m2.

9. La inteligencia y flexibilidad será demandada por una nueva era corporativa, con una adaptación al entorno poco visible, a consecuencia de una crisis.

Cómo proteger tu salud mental durante la pandemia de COVID-19

Cómo proteger tu salud mental durante la pandemia de COVID-19

por | Mar 23, 2020 | Carlos Paredes

Cómo proteger tu salud mental durante la pandemia de COVID-19

1. Elige un momento específico para leer noticias

Hay mucha desinformación circulando, por eso debes mantenerte informado a través de fuentes confiables de información, como sitios web del gobierno e instituciones públicas de salud.

2. Haz una pausa en las redes sociales

Hay que dejar de sentir la obligación de mantenerse informado e investigar, las redes sociales puede ser un desencadenante.

  • Desistir de ver todas las teorías conspirativas que son basura, que no están verificadas y te ponen realmente ansioso.
  • Intentar pasar un tiempo alejada de las redes sociales, viendo televisión o leyendo libros.
  • Silenciar palabras clave que pueden ser desencadenantes en Twitter y deja de seguir o silenciar ciertas cuentas.
  • Silenciar ciertos grupos de WhatsApp.
  • Ocultar publicaciones y feeds en Facebook si los encuentras demasiado abrumadores.

3. Lávate las manos, pero no en exceso

Hay aumento en las solicitudes de apoyo de personas cuyos temores se han centrado en la pandemia.

  • Para las personas con trastorno obsesivo-compulsivo y algunos tipos de ansiedad, puede ser difícil que les digan constantemente que se laven las manos.
  • Puede ser un gran desencadenante para las personas que han superado el trastorno.
  • La Asociación caritativa (OCD Action) dice que el problema a tener en cuenta es la función, por ejemplo; ¿se realiza el lavado para reducir el riesgo de propagación del virus o se hace de manera ritual para que se sienta correcto?

4. Mantente conectado con la gente

Un número cada vez mayor de gente se sumará a los que ya están en auto aislamiento.

  • Es un buen momento para que te asegures de que tienes los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico de las personas que te importan.
  • Acuerda horarios regulares de contacto y sigue conectado con las personas que te rodean.
  • Logra un equilibrio entre tener una rutina y asegurarte de que cada día sea un poco diferente.
  • Podrías sentir que acabas de pasar dos semanas bastante productivas.
  • Revisa tu lista de tareas o leer el libro que has estado queriendo leer.

5. Evita el agotamiento

Con semanas y meses de la pandemia de coronavirus por delante:

  • Es importante tener tiempo de inactividad, continuar en contacto con la naturaleza y con la luz solar.
  • Hacer ejercicio, comer bien y mantenerse hidratado.

5 practicas técnicas reconocidas para lidiar con la ansiedad y las preocupaciones:

  1.  Reconoce y admite la incertidumbre que te viene a la mente.
  2. No reacciones como lo haces normalmente. No respondas en forma absoluta. Haz una pausa y respira.
  3. Repítete que es la preocupación que te está afectando y que una aparente necesidad de certeza no es útil ni necesaria. Se trata solamente de un pensamiento o sentimiento. No creas todo lo que piensas. Los pensamientos no son declaraciones ni hechos.
  4. Despídete de algunos pensamientos y sentimientos. Pasarán. No tienes que reaccionar.
  5. Explora el momento presente, porque ahora y en este momento, todo está bien.
    Mide tu respiración y las sensaciones de esta acción. Observa el suelo debajo de ti. Mira a tu alrededor y observa lo que ves, lo que oyes, lo que puedes tocar y lo que puedes oler. Luego pasa tu atención a otra cosa, a lo que necesitas hacer, a lo que estabas haciendo antes de que te dieras cuenta de las preocupaciones que te atañen.
Evolución del teletrabajo; Smart Working una nueva forma de “trabajo inteligente”

Evolución del teletrabajo; Smart Working una nueva forma de “trabajo inteligente”

por | Mar 19, 2020 | Carlos Paredes

Foto de computadora creada por drobotdean – www.freepik.com

El Smart Working se refiere al uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), para mejorar el rendimiento del personal, comprometiéndose con el medioambiente y con el objetivo de obtener mejores beneficios económicos y sociales.

Nuevas formas de trabajo, que se acabarán implantando en todas las organizaciones.

4 principios básicos en los que se basa el Smart Working

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1. Todos los objetivos a alcanzar deben estar bien definidos y tienen que ser conocidos por todos.

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2. El tiempo de entrega de cada proyecto debe estar definido.

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3. Es necesaria la implementación de la tecnología requerida.

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4. Se puede realizar desde cualquier lugar y es para no entender de zonas geográficas y sus ubicaciones.

La introducción del Smart Working en el entorno laboral

Apoyar a que los empleados entiendan la forma inteligente de cómo es tele trabajar.
Implementar este modelo de negocio, es un reto tanto para empresas como para empleados. Para ello, las empresas deberán aportar las herramientas que faciliten el trabajo deslocalizado.

Herramientas que facilitan el Smart Working

Sesame Time: es una app móvil, que apoya en la gestión de tareas y proyectos, los empleados podrán registrar sus tareas y el tiempo invertido en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Visitar sitio web sesametime.com

3 ventajas de introducir el Smart Working

  • La más relevante es la flexibilidad de horarios y mayor movilidad.
  • El empleado podrá decidir desde dónde quiere trabajar y en qué momento hacerlo. Él será dueño de su tiempo y podrá administrarlo como prefiera. ¡Se acabaron las restricciones de horarios!
  • Es una forma de trabajo en equipo. Internet y las numerosas herramientas de hoy en día permiten estar en contacto siempre.