En una conferencia reciente sobre cómo mantener conectados a los trabajadores a distancia, resultó que no eran necesarios  los más nuevos dispositivos o plataformas. Sino al contrario se manejó, la más básica tecnología como: el email, conexión a internet y quizás una webcam.

“Soy un Millennial, y yo… me comunico principalmente a través de correo electrónico” dijo Greg Caplan, fundador y CEO DE Remote Year, una startup que ha reunido a un grupo de 75 personas que viajan por el mundo mientras mantienen un trabajo remoto. Caplan piensa que, por motivos de trabajo, el correo electrónico sigue siendo el rey.

La más simple de las tecnologías puede mantener conectados con éxito a los empleados que están fuera de las instalaciones. 

Existen diferentes tipos de empleados fuera de las oficinas: los teletrabajadores, aquellos que trabajan desde casa a veces; los trabajadores remotos, que hacen la totalidad de su trabajo desde casa, y la fuerza de trabajo distribuida, que es cuando una organización no tiene una ubicación física así que todos sus empleados trabajan de forma remota.

Los empleados que trabajan fuera de la oficina sólo necesitan “una conexión a Internet. 

Las organizaciones podrían proporcionar a sus trabajadores a distancia un teléfono celular con Internet como una copia de seguridad. Todo esto, garantiza que los empleados sean capaces de trabajar, incluso si están teniendo dificultades con su conexión a Internet en casa.

La función del chat puede ser útil también, si el trabajo que están haciendo los empleados se beneficia de la capacidad de alcanzar y mantener conversaciones en tiempo real.

Muchas organizaciones que emplean a trabajadores remotos tienen la rutina de un “saludo diario” o algo similar, en el que se espera que los empleados se registren en el comienzo del día, ya sea en una breve reunión o escribiendo los planes del día en un documento compartido.

Cuando la fuerza laboral de una organización se compone de empleados a distancia o teletrabajo, o una mezcla, es especialmente importante usar el tiempo de manera efectiva cuando todo el mundo se reúne.

Las reuniones deben ser “30 minutos, y si no de 15 minutos, en lugar de una hora”. Si ciertos empleados suelen hablar por largos periodos de tiempo, habrá que establecer un límite de tiempo y luego adherirse a ello.

Se ha encontrado que los trabajadores se preocupan cuando saben que están siendo vistos en la pantalla, y se preocupan por su entorno, cabello y ropa.

Es un punto de feroz contienda entre los panelistas y asistentes al foro por igual. Algunas organizaciones creen que el video es esencial, y que cualquier incomodidad inicial que los empleados puedan sentir, va a desaparecer con el uso habitual.

Se ofrece una solución cuando se supervisa por medio del video: Hacer que los líderes de la organización trabajen desde casa y hagan ejercicio antes de la reunión. Al momento, ellos deberán estar en pleno ambiente post-ejercicio, incluyendo el pelo desordenado o una gorra de béisbol. “Todo lo que se necesita es hacerlo una sola vez” para que la fuerza de trabajo vea que se pueda sentir cómoda enfrente de la pantalla.

El video es una manera de dar voz a los trabajadores a distancia y “hacer que se sientan parte de la organización”.

Para aquellas organizaciones que decidan incorporar webcams en la experiencia de trabajo a distancia, se les da un consejo:

  • No mantener las webcams encendidas todo el día, sino solo en momentos específicos, como en reuniones o sesiones de entrenamiento.
  • Sugerir a los empleados que expresen reticencias, la posibilidad de comprar una simple pantalla o telón de fondo para colocar detrás de ellos para que su entorno de origen no sea visible en la pantalla. Esto también puede ayudar a transmitir una sensación más formal.
  • Considere el video como una opción, y no como requisito, para las reuniones.
  • Por último, si las capacidades de video de la organización demuestran ser menos que la ideal, y en repetidas ocasiones implica problemas técnicos, hay que dejar de lado la idea.

Adoptar nuevas herramientas con precaución

Las tecnologías favoritas en la conferencia fueron la app de mensajería Slack, la plataforma de firma electrónica DocuSign, Google Drawings para diagramas y cuadros colaborativos, y Zoom para comunicación en streaming. Asimismo, los panelistas se jactaron de lo innecesarias y confusas que pueden ser algunas de las nuevas ofertas, pues muchas veces terminan siendo herramientas de entretenimiento sin tener alguna aplicación práctica.

Las herramientas que sean adoptadas por una organización necesitan ser completamente aceptadas por los trabajadores a distancia y presenciales. Cuando se toma una herramienta, de debe tener una muy clara expectativa de cómo se va a utilizar. Y eso es parte de la cultura.

Por ello, es importante que las organizaciones escojan sus herramientas sabiamente. Cada nueva herramienta debe representar una mejora respecto a lo que los empleados utilizaban para realizar una tarea en particular. Y mientras que el entretenimiento no debe ser una prioridad, cada nueva herramienta debería hacer más fácil el trabajo de los empleados.

¿Por qué a la gente le encanta Facebook? Porque es una gratificación instantánea. Los empleados esperan la misma facilidad de uso y la sensación de satisfacción con las herramientas que utilizan para el trabajo.

Fuente: http://www.shrm.org/hrdisciplines/technology/articles/pages/rethinking-the-modern-accumulation-of-technology.aspx#sthash.gzsg03oQ.dpuf