Las pequeñas empresas a menudo comenten errores en la gestión de los RH que perjudican directamente en las utilidades. Errores, que a la larga, se convierten en un impedimento de crecimiento. Las estadísticas son contundentes: sólo la mitad de las startups sobreviven lo suficiente para a celebrar su quinto año de vida.

Nos encontramos ante muchos casos en que las pequeñas empresas no saben crecer, pues cuando lo hacen no saben dirigir sus procesos ni sus metas. La finalidad es que los problemas que vayan surgiendo encuentren soluciones para que no nos afecten a largo plazo.

Las pequeñas empresas, o aquellas conformadas por cien o menos empleados, son un motor económico importante en la economía mundial. Hoy en día son estas empresas las que están generando empleo en el mundo representando casi el 50% de la población trabajadora.

Para que las pequeñas empresas aumenten sus probabilidades de supervivencia, los expertos de la gestión de RRHH ofrecen estos 10 consejos:

  1. No evaluar los procesos de contratación, clave en la detección de talento.

Los propietarios de las pequeñas empresas suelen entrevistar mal: Hay que aprender a detectar cuáles son las necesidades y habilidades que se requieren en el puesto. Es importante olvidar viejos patrones donde lo importante son las calificaciones del aplicante. Debemos saber que para tomar la decisión de quién ocupará el puesto de trabajo es necesario revisar tanto el currículum y hacer algún tipo de examen donde realmente se vea si el candidato es el idóneo.

Las empresas pequeñas deben tener un sistema de gestión que sea rápido con la finalidad de superar sus procesos. La falta de algún puesto en una pequeña empresa puede ser un acto suicida. Así mismo hay que agilizar estos sistemas y buscar la efectividad para no perder el tiempo en la contratación, en caso de que el proceso aún sea lento, no importa, una mala contratación puede resultar muy costosa para la empresa.

La oferta de trabajo ha mejorado en los últimos años y por ello, hay que tener en cuenta que un buen candidato probablemente se encuentra evaluando alguna otra oferta de empleo al mismo tiempo.

Aconsejamos que para llevar a cabo un buen proceso de contratación, las pequeñas empresas deben entrevistar a todos los candidatos para un puesto en el mismo día y preguntar de una misma lista de tal manera que les permita comparar y evaluar a los diferentes solicitantes.

El empleador puede entonces decidir quién hará el trabajo a cumplir. Esto, sin duda, ayudará a tratar de institucionalizar este proceso importante.

  1. Pensar que el proceso se termina en la contratación:

Muchas pequeñas empresas piensan que una vez que contrataron al talento adecuado, el proceso está concluido. A pesar de creer que contratamos al talento adecuado, esta decisión no deja de ser una corazonada hasta que no pase cierto tempo en el que se pueda realizar una evaluación: es necesario que tengamos algún sistema de pronta evaluación para que al final de tres meses detectemos si dicho talento aporta o cuesta a la empresa.

Hay que tomar serias precauciones con los empleados que han sido contratados, además de seriedad y objetividad dentro de estas evaluaciones, pues si detectamos que se tomó una mala decisión, debemos prever las situaciones y escenarios que se podrían presentar, tales como una posible denuncia por despido sin causa justificada o incluso acusar de discriminación (que en nuestro país aún no es muy común, aunque ya se puede hacer).

Para evitar estas demandas te aconsejamos que desde el principio se tenga un sistema objetivo y claro de evaluación, además de desarrollar una lista de cuáles son las expectativas del trabajo y las causas explícitamente por las cuáles se podría rescindir el contrato.

Los propietarios de pequeñas empresas pueden elaborar una lista de los documentos necesarios, o bien tener un abogado o consultor que le ayude a hacer el desarrollo de este proceso.

Los pequeños empresarios tienden a pensar que si no documentan una situación de relaciones con los empleados, la responsabilidad será reducida, ya que no habrá nada que el empleado pueda usar en su contra. En realidad es todo lo contrario, la documentación de las distintas situaciones debe apoyar a describir el tipo de relaciones que existen con los empleados. Hay que mostrar que se toman todas las medidas adecuadas

Debe de existir comunicación con los empleados incluso para situaciones como manifestarles que deben corregir ciertas conductas, para darles una advertencia o sugerirles una acción disciplinaria adicional e incluso para terminar la relación de trabajo.

  1. No tener un manual del empleado:

Dependiendo del país se desataca que entre el 6% y el 42% de los empleadores de todo el mundo no tienen una política de asistencia por escrito, de acuerdo con un estudio mundial sobre las ausencias del lugar de trabajo publicado a finales de 2014 por la Sociedad de Gestión y Recursos Humanos. Hay que saber que la falta de una política por escrito y un manual del empleado pueden ser costosos. 

Todos hemos escuchado sobre empresas que se negaron a pagar el tiempo de vacaciones no utilizado a un empleado que renunció. Esto es un motivo para que un empleado pueda presentar una demanda ante las instancias jurídicas y seguramente ganarla.

Es reprobable el hecho de no tener un manual del empleado o de organización. Es importante no dejar lagunas y mostrar, al menos de forma sencilla y clara, cuáles son las políticas y restricciones sobre las compensaciones, pago de vacaciones, prima vacacional, qué hacer en caso de no utilizarlas, así como sus posibles consecuencias ante la ley laboral, etc.

El manual del empleado o de organización debe incluir políticas laborales que sean fáciles de entender, justas y coherentes, así como un reglamento de trabajo claro y conciso en la orientación y apoyo a una sana relación laboral

  1. Carecer de un programa On-boarding:

En realidad no es necesario invertir en un gran programa. Dentro de las pequeñas empresas es más fácil que un empleado se integre; sin embargo, éstas suelen perder tiempo y oportunidades para el negocio por no preparar a los empleados antes del primer día de trabajo. 

Hay que darles a los nuevos empleados algún detalle por ser parte de la empresa, así como otorgarles la bienvenida, presentar a todos los colegas y explicar las tareas que desempeña cada uno.

Recuerda que es importante hacerles conocer qué tareas tienen que completar antes de su primer día.

  1. No pedir retroalimentación:

Muchos propietarios de pequeñas empresas se preocupan más por seguir viejos métodos que no ayudan en sus diversos procesos y no escuchan a los que ejecutan el trabajo. Se olvidan de pedirles a los nuevos trabajadores su opinión sobre el ambiente de trabajo, hecho que podría motivarlos y ayudarlos a crecer en el negocio. La mejor retroalimentación sobre lo que están haciendo es preferiblemente verbal.

  1. Seguir con registros en papel:

Muchas pequeñas empresas siguen confiando en los sistemas de resultados basados en papel para hacer un seguimiento de tiempo y asistencia, así como en gestión de horarios y funciones relacionadas con los procesos de RRHH. Para estas tareas, las pequeñas empresas deben considerar el uso de soluciones basadas en tecnología de tal manera que puedan centrarse en hacer crecer su negocio. Es una recomendación que permite ahorrar tiempo y esfuerzo.

Hay que detectar la necesidad para encontrar la mejor solución tecnológica.

  1. No establecer metas y recompensas claras:

Los propietarios de pequeñas empresas también deben establecer metas de desempeño de los empleados, y si hay alguna clase de premio en caso de que las cumplan. Estas recompensas pueden ser algún permiso especial, alguna fiesta de la empresa, entradas para eventos deportivos o de entretenimiento o solamente efectivo. El hecho es que debe quedar claro para ambos.

  1. Ignorar las nuevas leyes y reglamentos:

Las regulaciones gubernamentales federales, estatales y locales, las leyes y requisitos de información cambian constantemente. Utilizar la tecnología de gestión del capital humano basado en la nube puede ayudar a las pequeñas empresas a mantenerse al día con el cambiante panorama jurídico.

  1. No contar con asesorías de un abogado:

 Las pequeñas empresas deben confiar en un asesor de negocios o incluso en un abogado para manejar asuntos de relaciones laborales.

Muchos aspectos de la ley en las relaciones laborales son muy complejos por lo que puede ser necesario un abogado de empleo experimentado que ayude a mantener relaciones jurídicas sanas para su empresa. 

  1. No contratar legalmente:

Algunos empleadores de pequeñas empresas clasifican los empleados como contratistas independientes para evitar tener que cubrir compensaciones de seguros, social u otros, así como evitar pagar impuestos sobre la nómina. 

El ahorro de estos impuestos puede ser la peor inversión para una pequeña empresa pues una multa de orden jurídico podría establecer sanciones con el que probablemente nuestro negocio se extinga.

Las violaciones de las leyes laborales y el incumplimiento en los salarios de horas de trabajo pueden llevar a costosas multas y sanciones aplicables a todos los empleados que no han sido compensados correctamente conforme a la ley.

  1. No saber consultar:

Los propietarios de pequeñas empresas exitosas saben la importancia de buscar asesorías y consejos de los expertos que les ayuden a formar procesos preventivos para no fracasar por causa de hacer demasiadas cosas por su cuenta. La asociación con proveedores de servicios de personal de outsourcing, nómina, contratación de organizaciones y proveedores de tecnología pueden ayudar a reclutar, retener, administrar y hacer crecer la fuerza de trabajo a pequeñas o medianas empresas. Hay que buscar que los empleados y los pocos talentos internos puedan concentrarse en el negocio y centrarse en sus propios clientes, productos y servicios.

Fuentes: http://www.shrm.org/hrdisciplines/businessleadership/articles/pages/hr-tips-for-small-businesses.aspx#sthash.eaRrhKYp.dpuf

 http://www.shrm.org/hrdisciplines/businessleadership/articles/pages/hr-tips-for-small-businesses.aspx#sthash.eaRrhKYp.dpuf