Los trabajadores más jóvenes están más acostumbrados a que los empleadores vean su información personal en sus dispositivos móviles. Los empleadores todavía están obligados a proteger su privacidad

A medida que más empleados utilizan sus dispositivos móviles tanto para el trabajo como para fines personales -86% son dueños del smartphone que utilizan en el trabajo- existe mayor confusión sobre lo que un empleador puede y no puede ver.

Mientras que una gran mayoría de los trabajadores confían en su empleador para mantener privada la información personal de sus dispositivos, la confianza ha caído a sólo 5 puntos porcentuales desde 2013 hasta 2015.

Todavía es incómodo que el empleador que tenga acceso a:

  • Correos electrónicos y archivos adjuntos de carácter personal.
  • Contactos personales.
  • Correo de voz, textos y mensajes instantáneos.
  • Los detalles de las llamadas telefónicas y el uso de Internet.
  • Las listas de todas las aplicaciones en sus dispositivos.
  • La información contenida en todas las aplicaciones móviles.
  • La ubicación del empleado.

Casi un tercio de los 3.521 trabajadores encuestados que utilizan un dispositivo móvil para el trabajo dijo que renunciaría si su empleador tiene acceso a su información personal.

Mantener privada la información

Los trabajadores, sin embargo, tienden a sobreestimar la cantidad de información personal que está a disposición de su empleador.

En realidad, el acceso del empleador varía en función del sistema operativo móvil y de la política que exista en la compañía.

En los dispositivos iOS de Apple, el empleador normalmente puede ver el país, marca y modelo de dispositivo, versión del sistema operativo, número de teléfono, ubicación, lista de aplicaciones instaladas y correo electrónico corporativo.

Los empleadores no pueden ver los correos electrónicos personales y archivos adjuntos, mensajes de texto, fotos, videos, correo de voz y actividad en la web, a menos de que los datos se hayan enrutado a través de la red corporativa.

La información en aplicaciones tampoco es visible, a menos que la aplicación haya sido construida para transmitir información a un servidor de la empresa.

Además, los controles de privacidad varían dependiendo del dispositivo utilizado. Windows 10 tiene una aplicación VPN corporativa que sólo permite aplicaciones de este tipo, de tal manera que aquellas del usuario pasarán por la red de la empresa.

Los diferentes niveles de comodidad

Aquellos con edades de 18 a 34 o padres con hijos menores de 18 en el hogar- la generación Móvil-, no tienen tanto problema en comparación con otros de que sus empleadores vean su información personal.

El 62% de la Generación “M” dijo que no siente incomodidad de que su empleador vea al menos algunos datos personales en sus dispositivos móviles, en comparación con el 51 por ciento de los trabajadores, de la encuesta anterior.

Esto se debe a que la Generación Móvil comparte tanto en las redes sociales.

SHRM Online informó en abril 2015 que al menos una vez al día durante las horas de trabajo, los miembros de esta generación tienen los siguientes comportamientos:

  • El 60% envía correo electrónico personal.
  • El 57% mensajes de texto personales.
  • El 53% hace llamadas telefónicas personales.
  • El 50% usa las redes sociales.

El nivel de incomodidad varió entre los países y el género, de acuerdo con esta encuesta que incluyó a trabajadores de Francia, Alemania, Japón, España, el Reino Unido y los EE.UU:

  • 71% de los trabajadores franceses eran los menos propensos en estar incómodos de que su empleador vea la información personal en su dispositivo móvil.
  • 65% de los trabajadores varones en los EE.UU. estuvieron significativamente más cómodos que el 55% de mujeres trabajadoras de que su empleador vea la información personal en su dispositivo móvil.
  • 74% de los trabajadores en Alemania fueron los más propensos a confiar en que su empleador podría mantener privada su información personal alojada en su dispositivo móvil.
  • Los trabajadores en Japón fueron los de menor confianza (53%).
  • Las trabajadoras en el Reino Unido mostraron más confianza que sus contrapartes masculinas.

No obstante, aunque algunos trabajadores no tienen problema de que sus empleadores tengan acceso a información personal, eso no significa que deba ser así.

Pasos que los empleadores y RH deben de mantener para cuidar la privacidad

El hecho de que el empleado se sienta cómodo con que el empleador vea sus datos, el empleador tiene la obligación de mantenerlos en la privacidad.

Los directores de RH necesitan proteger la privacidad de los datos de los empleados tal como lo hacen con la seguridad corporativa.

  • La buena noticia es que… ese objetivo absolutamente se puede lograr hoy.

Por su propia naturaleza, los departamentos de recursos humanos utilizan y resguardan datos que son muy importantes (información que va desde los domicilios a los números de seguridad social, entre otros), y por lo tanto son responsables de su correcta protección.

Para garantizar la seguridad de los datos, es crucial que las empresas ejecuten los conceptos básicos, entre ellos la capacitación adecuada de los trabajadores que entran en contacto con información sensible y la aplicación de herramientas adecuadas, tales como correos electrónicos encriptados y tecnología para la prevención de pérdida de datos.

Corresponde a las áreas de recursos humanos y de TI trabajar juntas para asegurar que las herramientas de protección de datos sean adecuadas y que la capacitación sea exhaustiva.

Se recomiendan las siguientes prácticas:

  • Decirle a los empleados qué información personal de sus dispositivos móviles está o no al alcance de los empleadores.

Los empleados necesitan entender lo que está disponible en cada sistema operativo.

  • Establecer y comunicar políticas que sean claras y lógicas y que describan las acciones que el empleador puede tomar con respecto a la información que está en el dispositivo móvil.

Ejemplos:

  • Un empleador puede necesitar saber si un empleado está utilizando un dispositivo fuera del país para enviar alertas de roaming y así evitar cargos de datos excesivos.
  • Si el teléfono está asegurado por una solución de gestión de movilidad empresarial, la empresa puede acceder a la información del roaming y comprender si el usuario está usando datos y en qué país.
  • Algunos departamentos de finanzas y de recursos humanos pueden optar por realizar un seguimiento de la itinerancia de datos con el fin de gestionar el reembolso o dispendios al por usar su propio dispositivo para fines laborales.

El rastreo más específico de los aparatos claramente tendría que ser aprobada por el empleado. Así mismo, es importante advertir a los empleados que nada que se haga a través de los servidores de correo electrónico corporativo de la compañía se guardará para efectos legales.

RH tiene que ser un socio de confianza

Hay que establecer una política sobre qué información de los dispositivos móviles estará visible. RH no puede ser capaz de ver las las aplicaciones en el dispositivo de un empleado debido a la información personal que pueden revelar, como problemas de salud o la orientación sexual, sin embargo, TI necesitará tener acceso a esas aplicaciones con el fin de determinar si éstas representan un riesgo para el sistema informático de la empresa.

Entonces, el papel de RH deberá ser el de educar y comunicarse con los empleados en forma simple sobre las acciones que el empleador puede tomar en el dispositivo móvil de un empleado. Asimismo, habrá que asegurarse de que las políticas del empleador se mantengan en sintonía con los cambios tecnológicos.

A medida que surjan nuevas características técnicas en los dispositivos, los usuarios tendrán preocupaciones sobre la forma en que estos datos interactuarán con los sistemas corporativos.

Hay un cambio de comportamiento donde los empleados están utilizando una mezcla de tareas personales y laborales en su dispositivo, por lo que habrá asegurarse de que las políticas estén en orden para permitir que cualquier comportamiento sea el más adecuado.

Fuente: http://www.shrm.org/hrdisciplines/technology/pages/why-byod-and-privacy-are-important.aspx#sthash.tGCas6Rn.dpuf