Los espacios para realizar trabajo colaborativo causan pérdida de concentración e intimidad.

¿Cuál es la mejor forma de organizar, decorar y propiciar los distintos espacios necesarios en un centro de trabajo? ¿Cuál debe de ser nuestro rol y cuáles deben de ser nuestras prioridades?

La revolución industrial nos unió a una máquina, que con los años ha evolucionado al punto de llamar a esa máquina computadora u ordenador. Hace apenas algunos años estos eran fijos y nuestro lugar de trabajo dependía de dónde estuviera colocado nuestra máquina de trabajo. Hoy nuestro aliado tecnológico se ha vuelto móvil y nuestro lugar de trabajo no es fijo.

La tecnología ha sido una aliada de la evolución de los centros de trabajo, por ejemplo en la década de los sesenta se distinguía por las grandes divisiones y grandes oficinas de los puestos más importantes,  éstas paredes se han venido abajo. Cada vez es menos común encontrar espacios ocupados por un solo trabajador, pues ahora prevalecen lugar ea salas abiertas con mesas compartidas.

La era OpenOffice

 el comienzo del trabajo colaborativo siglo XXI.

El cambio también trajo beneficios económicos para las empresas, que pasaron de destinar 15 metros cuadrados por trabajador a cinco; ya no necesita tanta superficie para alojar a los empleados.

Las críticas llegan con fuerza estos días: la falta de concentración y de privacidad afecta al bienestar de los trabajadores. Es decir, merma su productividad.

El debate es tal que en 2014 la publicación  Harvard Business Review dedicó cuatro de sus 12 portadas a este asunto. Entre ellas la de octubre, que abría con el artículo “Por qué odiamos nuestras oficinas”.

Ante esto, surgen y conocemos nuevas propuestas, como en San Francisco, donde todos los consejeros delegados de las grandes corporaciones están transformando sus plantas para adaptarlas a las nuevas necesidades, las cuales podemos enumerar en los siguientes  requerimientos:

  • Esencialmente de intimidad y flexibilidad para los miembros de la organización.
  • Buscar entornoas más humanizados, con nuevos espacios que antes solo encontraban al terminar la jornada laboral.
  • La fusión entre la tecnología y los entornos amigables es lo que atrae a estas compañías.

Nuevo concepto de diseño de oficinas

El concepto de diseño de las oficinas de gigantes de Silicon Valley como Facebook, Microsoft o AOL, pioneras en la transformación de los espacios de trabajo, ha empezado a expandirse.

De hecho, el mundo de la tecnología ha liderado el camino en la implementación de grandes espacios de trabajo abiertos en los que hay my pocas oficinas privadas solamente. Google, eBay y Yahoo han adoptado este modelo, y Facebook se alistó recientemente con la ayuda del arquitecto mundialmente famoso, Frank Gehry, para diseñar el mayor espacio abierto de la oficina en el mundo individual que se extiende a 10 hectáreas para albergar a varios miles de ingenieros.

Muchos empleadores de todo el mundo han adoptado planes de oficinas abiertas, impulsados por preocupaciones de costos y un deseo de diseños flexibles que pueden acomodar una fuerza de trabajo que podrían expandirse o contraerse repentinamente.

Las investigaciones indican que los diseños pueden fomentar conversaciones informales que conducen a la innovación , así como equipos unidos más capaces de comunicarse todo el tiempo de su trabajo.

Como las empresas buscan la solución correcta, podemos decirles que tal vez es hora de que piensen más allá de un modelo “abierto” o “cerrado”, tengan en mente algo en el medio que se adapta a sus necesidades particulares como organización. Los diseños abiertos pueden funcionar mejor cuando incorporan un grupo de oficinas con una seleccción de ejecutivos y departamentos.

“La tendencia emergente es el enfoque híbrido, que incluye alrededor de un plan cerrado del 15% al 30% con una variedad de otras áreas de trabajo para complementar sentado en un escritorio.

Estos nuevos diseños mixtos incluyen salas para realizar llamadas telefónicas, salas de conferencias de varios tamaños y salas de bienestar, que los empleados puedan tomar unos minutos para refrescarse en medio de la jornada laboral, así como sala de  lectura, brain storming o descanso.

“Una oficina abierta mal diseñada realmente puede obstaculizar la productividad.”

Resultados de Encuesta de espacios colaborativos y ambiente de trabajo

El estudio de arquitectura estadounidense Gensler, el de mayor dimensión internacional según la revista Fortune, realizó una encuesta en 2012 a 90.000 empleados de 155 compañías para medir cómo influía el espacio de trabajo en su actividad diaria.

La conclusión fue inesperada, el factor determinante para incrementar la productividad no era el trabajo en equipo; sino la concentración individual.

La cual se perjudica por las continuas interrupciones de los compañeros, así como con las distracciones visuales de las oficinas y por el uso de smartphones, tabletas y redes sociales.

 

Algunos de los otros resultados arrojaron los siguientes resultados:

  • Jornadas laborales más largas y trabajadores frustrados con pocas ganas de socializar, de aprender y de ser productivos.
  • La improductividad es un estado anímico que, según el informe, se contagia con facilidad por el efecto dominó.
  • La sociedad ha generado nuevos modelos de negocio que ya no reclaman jornadas de nueve de la mañana a cinco de la tarde.
  • La eficacia de los trabajadores ya no se mide por el número de horas que pasan en la oficina
  • Los empleados ya no tienen un puesto fijo asignado, llegan y se sientan donde hay hueco y cuando necesitan desconectar del ruido de la oficina, disponen de habitaciones habilitadas.
  • Es un cambio de cultura y los edificios deben adaptarse a las nuevas dinámicas de trabajo.
  • Estamos viviendo la era de los puestos vacíos, desaparición de la propiedad de los puestos de trabajo

La empresa 3G Office realizó una encuesta a 130 empresas del sector financiero, farmacéutico, energético y de telecomunicaciones, que concluyó que el 50% de los puestos de trabajo estaban permanentemente vacíos.

  • No es que las empresas hubiesen recortado la plantilla organizacional, sino que los empleados pasan más tiempo reunidos, trabajan desde casa o desde una cafetería después de reunirse con algún cliente.
  • Es un cambio de paradigma en el que desaparece la propiedad del puesto de trabajo

El cambio lo demandan los Millennials

Son los llamados millennials, que tienen entre 18 y 33 años, un grupo de 80 millones de personas en Estados Unidos y que en 2025 supondrán, el 75% de la fuerza laboral del mundo.

Los también llamados generación “Y” se mueven antes por el prestigio y la innovación de una empresa que por el dinero que paga, no les gusta pisar las oficinas y prefieren operar con smartphones, iPads y laptops

Durante muchos años hubo una correlación entre los patrones de trabajo y el diseño de los edificios; en la actualidad las dinámicas de trabajo cambian a gran velocidad y los espacios no están preparados para amoldarse a esos cambios. La creatividad y el trabajo colaborativo deben ser centrales en el diseño de las plantas.

“Un cambio tan sencillo como incluir pequeños espacios similares a las tradicionales cabinas de teléfono, aisladas acústicamente, supone un gran cambio en una oficina abierta.

El hecho de que los trabajadores socialicen también es de vital importancia, destaca, y más allá de las pequeñas salas de máquinas expendedoras con mesas altas y taburetes que no invitan al descanso, un sofá permite que se relajen en determinados momentos del día. Leer un informe tranquilamente o echarse una siesta. Así es el concepto de la nueva oficina

El Big Data y el espacio de trabajo

La planeación arquitectónica y la oficina cuidadosa es el primer paso para el diseño de espacios de oficinas que cumplan con las necesidades de las empresas de este siglo. La visión tecnológica basada en datos puede representar la siguiente fase de esa evolución. Empresas que es probable que van empezar a buscar a los grandes datos para determinar los mejores diseños de oficina para la productividad, cuyo empleador ha estudiado las oficinas de todo el mundo.

Hay datos interesante del poco tiempo que los trabajadores pasan en realidad en sus escritorios.

  • Una investigación de cerca de 300.000 puestos de trabajo fue medida por todo el mundo en 41 países, el promedio de utilización de esas estaciones de trabajo es sólo el 49%. Y en los eapacios comunes es sólo el 32%.

La idea es hacer un mejor espacio de trabajo

La realidad para muchas empresas es que la decisión de pasar a una oficina abierta es impulsado más por necesidad financiera que por objetivos más fáciles, tales como el deseo de una mayor colaboración. Esto significa que ahora se debe trabajar para asegurar que el diseño seleccionado por la empresa cumpla con las necesidades de sus empleados, así como con el negocio.

“El primer paso es regularmente mejorar el ambiente de trabajo.”

Si realmente quieres saber qué tipo de oficina que funciona mejor hay que preguntar a la gente, y ahí es donde RRHH puede desempeñar un papel clave

Nosotros, los de Recursos Humanos, debemos orientar a quienes deben participar en la recolección de datos antes de hacer cualquier cambio importante en el lugar de trabajo.

Pero antes de tomar acciones, es necesario escuchar algunas de las siguientes recomendaciones:

  • La participación de 100% de la organización mediante la realización de encuestas basadas en la Web.
  • Sobre montaje de grupos de enfoque con rango personal -que vienen de diferentes niveles de la organización y que hayan diferentes tipos de personalidad.
  • Debe ser un proceso continuo.
  • Después de obtenida la informacion es importante implementar algunos de los cambios que sean más fáciles desarrollar.

RRHH debe volver a los consultar a los trabajadores, a los seis meses después y realizar los cambios que no han funcionado bien.

  • Así es como se puede aprender lo que realmente funciona para su organización.
  • Habrá ciertas áreas de la organización que no son candidatos naturales para un enfoque abierto de la oficina, incluyendo cualquier departamento que se encarga de regular la información legal o financiera sensible.
  • El diseño sera particularmente difícil para los profesionales de recursos humanos que necesitan tener conversaciones confidenciales.

No creemos que la oficina física se va a desaparecer en el corto plazo

  • No es la cuestión confianza, en algunos casos, como algunos directivos quieren controlar físicamente actividades de los empleados.
  • También hay beneficios percibidos de mayor colaboración, productividad y trabajo en equipo para aquellos que tienen la capacidad de estar juntos cara a cara .
  • Tal vez el mayor beneficio del movimiento Open Office es que ha llevado a más líderes de negocios a considerar cómo el espacio físico en el que la gente de trabajo está vinculado a la productividad y el compromiso.
  • Mientras que los profesionales de RRHH no siempre podemos controlar los planos arquitectónicos, pueden liderar el cambio al escuchar a los empleados que ofrecen una descripción del ambiente que funciona mejor para ellos, y después trabajar para ayudar a crearlo.
  • La oficina es realmente un facilitador para trabajar y cuando se piensa en el trabajo, se piensa en las personas y los procesos y la tecnología, así como de bienes raíces.
  • Un lugar de trabajo físico nunca debe contener un negocio.
  • Siempre se debe ver como un facilitador y no un obstáculo.

Fuentes consultadas:

http://economia.elpais.com/economia/2015/04/13/actualidad/1428923437_136673.html

http://www.shrm.org/publications/hrmagazine/editorialcontent/2015/0415/pages/0415-open-office.aspx#sthash.oYA3AJo8.dpuf