En el pasado, los expertos de gestión del tiempo recomendaban dividir el trabajo en tareas A, tareas B y tareas C. La idea era hacer las tareas con base en dicho orden.

Hacer todos los aspectos de un trabajo parecía posible en ese entonces, siempre y cuando se siguieran algunas reglas básicas de gestión de tiempo. Ese tipo de pensamiento terminó obligatoriamente durante la recesión de 2008-2009. donde  se perdieron 8,8 millones de trabajos.

A pesar de que los puestos desaparecieron, gran parte del trabajo no. Sin importar el puesto, todo el mundo terminó con mucho más tareas que hacer. Y aunque se han producido avances reales en la productividad desde entonces, los días de tareas A, B, y C se han acabado. Estar abrumado es ahora la nueva normalidad.

Por lo tanto, es importante analizar la nueva realidad ya que es una cuestión de vida o muerte profesional deshacerse de todo el trabajo de bajo valor, como tareas que significan poco o nada a los clientes o a los compañeros de trabajo. Adoptar un nuevo enfoque activo. Diseñar un nuevo trabajo que tenga poder por sí mismo.

¿Cuándo es momento de agregarle mayor valor agregado al trabajo?

De inicio podríamos contestar que siempre es un buen momento, pero aquí hay algunas oportunidades en las que siempre será más fácil empezar:

  • Al iniciar un nuevo trabajo.

Es cuando se tiene una nueva perspectiva sobre lo que hay que hacer y cuando es más fácil ver cuando el trabajo es de bajo valor. Habrá que echar un vistazo en todos los procesos y deshacerse de tareas inútiles como sea posible.

  • Cuando se adquiere mayor responsabilidad en el trabajo que ya se hace. 

Es el momento de buscar la oportunidad de reestructurar su trabajo y presentar un plan. Ofrecer opciones a su jefe: ¿Debería dirigir esta tarea teniendo en cuenta que tomará aproximadamente el 20% de mi tiempo? O, ¿qué debería de hacer…? “

  • Cuando hay una reorganización. 

Se debe tener cuidado de no hacer demasiadas cosas. La gente tiende a pensar que no puede decir que no, o de lo contrario será la siguiente persona despedida. Pero, en realidad, después de una reorganización, los sobrevivientes se vuelven críticos para el éxito futuro de la organización, por lo que si usted ofrece reestructurar su propio puesto de trabajo, normalmente se percibirá positivamente.

  • Cuando haya hecho un buen trabajo y todo el mundo está celebrando

Es un buen momento para pedir  ayuda para reducir esas tareas de bajo valor.

¿Cómo hacerlo:

  • Identificar y quitar lo que no aporta valor.

Un controlador inteligente había estado produciendo informes mensuales durante años y que nadie leía. Él envió una lista y les pidió votar por los tres o cuatro más importantes. Dejó de producir los que nadie usaba.

Otro enfoque es preguntar a sus clientes si se puede mejorar en algo, de la misma manera en que las tiendas ahora preguntan a la gente si realmente quieren sus recibos. La idea es simplemente dejar de hacer algo que no es importante, pero habrá que comprobar primero para no meterse en problemas.

  • Comenzar a automatizar.

Si se trata de bajo valor, es fácil de automatizar. Sólo tiene que encontrar un amigo de TI para que le ayude a hacerlo. Ya sea que usted esté hablando de programación, reconocimiento, o haciendo los arreglos estándar, hay aplicaciones que se podrían utilizar. Sólo habrá que averiguar lo que se quiere hacer, y encontrar a alguien para ayudarle a hacerlo.

  • Escribir sus propias reglas.

Limitar lo que se va a hacer y luego hacer que la gente conozca sus reglas. Un profesor decidió escribir referencias personales únicamente para sus aconsejados o los estudiantes en sus seminarios, y anunció el hecho durante sus clases magistrales. Esto le ahorró tiempo.

  •  Encontrar la manera de deshacerse del trabajo de poco valor.

 Una hora puede hacer la diferencia.  Cierre la puerta, o encuentre una sala de conferencias. Puede tomar tiempo antes de que las personas aprendan a no interrumpir durante ese tiempo, pero si usted es persistente, funcionará. O bien, hacer que la gente sepa cuando va a estar disponible para todo tipo de interrupciones, y cuando no.

Debe rediseñar su propio puesto de trabajo. Es su trabajo, después de todo. Hacer que funcione para usted. Y dejar de hacer que el trabajo sea de bajo valor. 

Fuente: https://hbr.org/2016/06/stop-doing-low-value-work&cm_sp=Article-_-Links-_-End%20of%20Page%20Recirculation